Comment bien gérer une flotte de véhicules ?
Les entreprises disposent généralement d’une flotte importante de véhicules pour faciliter le déplacement de leurs employés dans le cadre du travail. Pour bien la gérer, il est important de mettre en place une organisation optimale. Comment bien gérer alors une flotte automobile ? Découvrez ci-après quelques conseils et astuces destinés à vous aider dans ce sens.
Plan de l'article
- S’équiper d’un outil de gestion de flotte automobile performant
- Se créer un bon réseau de fournisseurs
- Surveiller l’utilisation faite des différents véhicules
- Effectuer régulièrement un audit
- Assurer la maintenance et la réparation des véhicules pour éviter les pannes et les accidents
- Mettre en place une politique de gestion de carburant pour réduire les coûts et l’impact environnemental
S’équiper d’un outil de gestion de flotte automobile performant
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La première étape pour bien gérer votre flotte automobile consiste à vous doter d’un outil de gestion ultra-performant. Traditionnellement, les gestionnaires de flottes automobiles utilisent comme base de travail des tableurs réalisés avec Excel. Cette table offre une multitude de fonctionnalités permettant de suivre aisément l’ensemble de la flotte automobile de l’entreprise.
Cependant, malgré la multitude de possibilités offertes par ces tableurs Excel, ces derniers restent tout de même limités dans la gestion de certains aspects spécifiques. En effet, toutes les informations à insérer dans ces tableurs nécessitent l’intervention du gestionnaire. Il en est de même pour les mises à jour et les tâches répétitives à effectuer avec ces classeurs Excel. Afin d’éviter ces situations, il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion de flotte automobile comme celui proposé sur https://geocontact.fr/ par exemple.
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Se créer un bon réseau de fournisseurs
Il faut savoir que les fournisseurs représentent également des acteurs clés dans la gestion de votre flotte de véhicules. Fort de cela, il est important de vous créer un réseau de professionnels qualifiés afin de gérer aisément l’ensemble de vos automobiles. Au nombre de ces derniers figurent notamment les assureurs, les agences de location, les professionnels de la maintenance, les pétroliers, etc.
En vue de gérer vos véhicules de manière optimale, il est généralement recommandé de solliciter un nombre restreint de fournisseurs. Cela vous aide à ne pas vous éparpiller et à mieux organiser la gestion et le suivi administratif de vos véhicules. De même, en choisissant les bons fournisseurs, il vous sera plus facile d’optimiser vos différents coûts de gestion.
Surveiller l’utilisation faite des différents véhicules
La bonne gestion de votre parc automobile passe aussi par un minimum de surveillance. Il faut en réalité porter une attention particulière aux rapports de kilométrage ainsi qu’à l’état des différents véhicules.
Cela s’avère très important, surtout si vous avez établi un contrat de location avec un fournisseur. Vous éviterez ainsi les différents frais liés au dépassement du kilométrage prévu dans le contrat de location. De même, une meilleure surveillance de votre utilisation des véhicules vous permettra d’éviter les frais additionnels à payer au moment de leur restitution.
Effectuer régulièrement un audit
L’audit constitue un élément très important à prendre en compte afin de garantir une meilleure gestion de votre flotte automobile. Il vous permet en effet de déceler les éventuels dysfonctionnements qui figurent dans votre système de gestion de flotte.
Cela vous permettra de déceler les changements nécessaires à apporter pour optimiser la gestion de votre flotte automobile. Ce faisant, vous aurez une car policy beaucoup plus efficace qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.
Assurer la maintenance et la réparation des véhicules pour éviter les pannes et les accidents
La maintenance et la réparation des véhicules de votre flotte sont essentielles pour éviter les pannes et les accidents. Effectivement, un entretien régulier permet de détecter tout problème mécanique avant qu’il ne se transforme en panne.
Pour cela, vous devez établir un calendrier pour votre flotte. Ce calendrier doit inclure l’inspection régulière des freins, des niveaux d’huile et du liquide de refroidissement, ainsi que le remplacement périodique des pneus usés.
D’autre part, il est crucial de veiller à ce que vos conducteurs soient formés aux gestes basiques tels que remplacer une roue crevée ou changer l’huile moteur. Pour ce faire, vous pouvez organiser une formation interne qui leur sera dédiée ou bien souscrire à une formation externe proposée par les garages automobiles locaux.
Lorsque vos véhicules nécessitent une intervention plus importante telle qu’une révision approfondie ou la réparation suite à un accident routier ou une immatriculation, vous devez opter pour un garage agréé constructeur afin d’être assuré que votre parc automobile soit équipé avec des pièces originales adaptées au modèle particulier utilisé dans votre entreprise.
Cela garantit aussi la conformité avec les normes environnementales relatives aux émissions polluantes.
Mettre en place une politique de gestion de carburant pour réduire les coûts et l’impact environnemental
La gestion du carburant est un élément clé de la gestion efficace d’une flotte de véhicules. Les coûts liés à l’achat et à l’utilisation de carburant sont souvent importants, avec des variations qui peuvent impacter le budget annuel dédié à ces dépenses.
Pour réduire les coûts, vous pouvez mettre en place une politique stricte pour limiter la consommation. Il est recommandé, par exemple, de limiter la vitesse, d’accélérer progressivement et d’éviter les coups brutaux sur l’accélérateur ou le frein.
Il est aussi possible de faire appel aux nouvelles technologies telles que des solutions GPS connectées permettant d’avoir une vision précise sur les trajets effectués par vos conducteurs ainsi que leur style de conduite, afin d’établir un plan optimisé pour chaque itinéraire.
Il existe des logiciels spécialisés dans la gestion du carburant tels que Fuelio ou encore MyCarTracks. Ces applications offrent notamment la possibilité d’enregistrer toutes les données nécessaires au suivi des consommations et donc fournissent une analyse précise concernant votre parc automobile. De cette manière, vous êtes en mesure de savoir exactement combien chaque voiture a consommé pendant chaque trajet effectué.
Il ne faut pas oublier que moins vous utilisez votre véhicule • sans toutefois altérer son utilité • plus vous contribuez positivement à la protection environnementale en limitant votre impact direct sur notre planète bleue, toujours menacée.
