Comment bien gérer une flotte de véhicules ?

Les entreprises disposent généralement d’une flotte importante de véhicules pour faciliter le déplacement de leurs employés dans le cadre du travail. Pour bien la gérer, il est important de mettre en place une organisation optimale. Comment bien gérer alors une flotte automobile ? Découvrez ci-après quelques conseils et astuces destinés à vous aider dans ce sens.

S’équiper d’un outil de gestion de flotte automobile performant

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La première étape pour bien gérer votre flotte automobile consiste à vous doter d’un outil de gestion ultra-performant. Traditionnellement, les gestionnaires de flottes automobiles utilisent comme base de travail des tableurs réalisés avec Excel. Cette table offre une multitude de fonctionnalités permettant de suivre aisément l’ensemble de la flotte automobile de l’entreprise.

Cependant, malgré la multitude de possibilités offertes par ces tableurs Excel, ces derniers restent tout de même limités dans la gestion de certains aspects spécifiques. En effet, toutes les informations à insérer dans ces tableurs nécessitent l’intervention du gestionnaire. Il en est de même pour les mises à jour et les tâches répétitives à effectuer avec ces classeurs Excel. Afin d’éviter ces situations, il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion de flotte automobile comme celui proposé sur https://geocontact.fr/ par exemple.

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Se créer un bon réseau de fournisseurs

Il faut savoir que les fournisseurs représentent également des acteurs clés dans la gestion de votre flotte de véhicules. Fort de cela, il est important de vous créer un réseau de professionnels qualifiés afin de gérer aisément l’ensemble de vos automobiles. Au nombre de ces derniers figurent notamment les assureurs, les agences de location, les professionnels de la maintenance, les pétroliers, etc.

En vue de gérer vos véhicules de manière optimale, il est généralement recommandé de solliciter un nombre restreint de fournisseurs. Cela vous aide à ne pas vous éparpiller et à mieux organiser la gestion et le suivi administratif de vos véhicules. De même, en choisissant les bons fournisseurs, il vous sera plus facile d’optimiser vos différents coûts de gestion.

Surveiller l’utilisation faite des différents véhicules

La bonne gestion de votre parc automobile passe aussi par un minimum de surveillance. Il faut en réalité porter une attention particulière aux rapports de kilométrage ainsi qu’à l’état des différents véhicules.

Cela s’avère très important, surtout si vous avez établi un contrat de location avec un fournisseur. Vous éviterez ainsi les différents frais liés au dépassement du kilométrage prévu dans le contrat de location. De même, une meilleure surveillance de votre utilisation des véhicules vous permettra d’éviter les frais additionnels à payer au moment de leur restitution.

Effectuer régulièrement un audit

L’audit constitue un élément très important à prendre en compte afin de garantir une meilleure gestion de votre flotte automobile. Il vous permet en effet de déceler les éventuels dysfonctionnements qui figurent dans votre système de gestion de flotte.

Cela vous permettra de déceler les changements nécessaires à apporter pour optimiser la gestion de votre flotte automobile. Ce faisant, vous aurez une car policy beaucoup plus efficace qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.